Cách viết lá thư xin việc (cover letter)

Tiếp tục loạt bài tiếng Anh, hôm nay sẽ bàn về lá thư gọi là "cover letter". Trong hồ sơ xin việc hay xin học bổng, tôi nghĩ cái cover letter, tức là thư xin việc đóng vai trò rất quan trọng. Đó là văn bản đầu tiên trong hồ sơ. Đó cũng là văn bản mà người tuyển dụng đọc đầu tiên, và nếu thấy ok, thì họ tiếp tục đọc; còn không thì họ sẽ không đọc tiếp. Do đó, cách viết cover letter rất quan trọng, và trong cái note này tôi sẽ chỉ các bạn vài mẹo viết.

Một cover letter phải bao gồm những nội dung sau đây:

• Tên và địa chỉ liên lạc của người viết (góc bên phải của thư);
• Tên và địa chỉ (và danh xưng, nếu có) của người nhận (góc bên trái của thư);
• Đoạn đầu nói cho được lí do của lá thư (là xin việc) và tên của vị trí là gì; 
• Đoạn thứ hai là viết về quá trình học vấn;
• Đoạn thứ ba viết về kinh nghiệm;
• Đoạn cuối cùng thuyết phục tại sao bạn là người lí tưởng cho công việc. 
• Nếu cần cho thêm địa chỉ liên lạc của người giới thiệu.

Một số điều cần tránh khi viết cover letter:

• Tránh viết sai chính tả (dấu hiệu của sự cẩu thả);
• Tránh dùng "tôi" (hay "I") nhiều quá; 
• Không liệt kê những bằng cấp hay công việc không liên quan;
• Không nên viết quá một trang.

Hi vọng những mẹo trên đây giúp cho các bạn trong việc xin việc làm hay học bổng. Tôi sẽ cố tìm một lá thư về xin học bổng và giới thiệu sau, vì hiện nay đang bận làm chuyện khác. Dưới đây, tôi giới thiệu 2 lá thư có thể xem là mẫu để các bạn tham khảo.

Thư 1: Đây là một lá thư xin việc trong một công ti.

Mr. John Smith 
Managing Director
HTP Pty Ltd 
99 Wonder Stree, Heaven Suburb, NSW 2999
Australia

Dear Mr. Smith,

[vào đề viết ngay ý định] I would like to apply for the position of Project Manager, as advertised in the Sydney Morning Herald on June 1, 2012. Having considered the criteria of employment, I consider that I am an ideal candidate for this position, and that I can make a positive contribution to your company.

[nói sơ qua về học vấn và kinh nghiệm] As you will see from my attached résumé, I have graduated from the University of Great with a Bachelor of Commerce in 2009. Subsequently, I undertook a postgraduate study in the same university, and has graduated with a Master's degree in Business Information Technology in 2010. Since graduation, I have worked for the ABC Corporation as an IT Coordinator, and in this role, I have gained considerable experience in the management of large projects that involve multiple parties. I have also acquired technical expertise in the building of IT infrastructure for medium to large companies.

[giải thích tại sao tìm việc khác, vì muốn tìm thách thức mới] At present, I feel that the present position has limited opportunity for me to obtain further experience and skills. As a person who is always looking for new challenges, I found that the position offered by your company is a great opportunity for me to realize my potential. I am keen to take on the challenge in the new role as a Project Manager. With previous and ongoing experience, and with a demonstrated teamwork capacity, I consider that I can make significant contributions to the future growth of your company.

[xin một cuộc hẹn để bàn thêm] I would greatly welcome an opportunity to discuss with you regarding my qualification & experience and the position in greater insight. I can be reached via phone (666-777-8888) or email (xxxx). Thank you for your consideration, and I am looking forward to seeing your reply.

Yours sincerely,

Thanh Cong Tran

*****

Thư 2: Đây là một lá thư tôi đã biên tập cho một em nghiên cứu sinh. Em này xin một chân assistant professor bên Mĩ.

Dr. AAA BBB 
Dean’s Office, Faculty of Engineering
Building CCC, Room DDD 
University of YYY 
City, Postcode, USA

Dear Dr. BBB,

Re: Application for Faculty Position

[vào đầu, nói ngay về mục đích] I am writing to apply for the position of Assistant Professor as advertised in the Academic. I am currently a research associate at the XXX of the Department of YYY, University of ZZZ. I consider that I am an ideal candidate for the position, and that with my qualifications and experience, I can make significant contributions to your department.

[ngắn gọn về quá trình học vấn và kinh nghiệm] I graduated from the University of EEE in 2XXX with a PhD degree in Mechanical Engineering Previously, I obtained a M.Sc. degree in Computational Mechanics from the University of FFF, GGG, and B.Sc. degree in Mechanical Engineering from Hanoi University of Technology (Vietnam). My research interests are in Mechanics of Materials and Structures, Structural Optimization and Computational Mechanics. During my doctoral work, I have studied and developed a new meshless local XXX XXX model for predicting various properties of structural composites such as elastic constants, stiffness coefficients and coefficients of thermal expansion, shear correction factors and other properties from the properties of the individual constituents and the interfaces between the various phases. During my postdoctoral training at KKK, I worked on NASA-sponsored projects, and have developed an analytical modeling of a LLL and a framework for the optimal design of MMM structures with NNN.

[viết về kinh nghiệm nghiên cứu qua công bố quốc tế, và giảng dạy] I have published my work in international peer-reviewed journals. To date, I have published XX original papers and XX conference /proceeding papers. My work is influential, with average citation of XXX. My current H-index is XXX. One of my paper was featured in XXX. I have also experience in teaching. During my doctoral candidature, I have been fortunate to serve as a teaching and research assistant for XXX at the University of UUU. Through teaching, I have gained considerable experience in assisting students with projects and assignments. I have also developed confidence and interest in teaching, and really llok forward to the opportunity to lecture and to develop my own teaching programs.

[nói về khả năng đóng góp cho trường trong tương lai] I consider that I could readily contribute to the educational and research programs within the Department of XXX through my interests in composite materials, micromechanics of structural composites, fracture and damage modeling, and computational sciences for applications towards novel XXX and YYY, new predictive models, and new methods of computation. I believe that establishing interdisciplinary collaborations with faculty both in the XXX and other departments at large would strongly contribute to my continued development as a successful academic dedicated to serving the greater good through teaching and research.

[một câu kết xã giao] I would also be happy to provide additional materials as needed. I am very committed to pursuing a career in academia, and I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Thanh Cong Nguyen